212. Cómo lidiar con un proveedor impresentable (y no morir en el intento)
¿Tienes un proveedor que no cumple? Aprende a manejarlo sin perder la cabeza.
Hola 👋
Las recomendaciones de esta semana.
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⏱ Consejo Profesional
Si alguna vez te has encontrado con un proveedor que no cumple, retrasa y se escapa de sus responsabilidades, sabes que la frustración puede ser enorme. Pero en lugar de dejarte llevar, es el momento de actuar con cabeza. No es fácil, pero te dejo algunos aprendizajes para mantener el control y minimizar los daños.
1️⃣ Control emocional: No te desesperes
Lo más importante en este tipo de situaciones es que no te dejes llevar por la ira o la desesperación que puedes sentir.
Es normal sentirse frustrado cuando las cosas no salen como esperabas, pero es fundamental que te tomes un momento para respirar hondo y calmarte.
No debes tomar este problema de forma personal, ya que esto es una cuestión profesional y no debería afectarte emocionalmente. En lugar de dejarte arrastrar por tus sentimientos, es mejor que te centres en los hechos y detalles concretos de la situación.
Recuerda que pensar con claridad es fundamental en los momentos difíciles, y ver las cosas desde una perspectiva equilibrada te ayudará a afrontar el problema de una manera más eficaz.
2️⃣ Diagnóstico rápido: ¿Hay salida o no?
¿Tu proveedor siempre tarda en cumplir con lo que dice, pero al final lo logra? Si es así, es clave que empieces a presionar con datos concretos y fechas específicas. Lleva un registro detallado de los plazos acordados y compáralos con las fechas reales de entrega. Esta información te servirá como prueba sólida para exigir responsabilidades.
Si, por otro lado, la persona o proveedor hace un montón de promesas, pero no cumple con lo acordado, es vital que comiences a buscar alternativas de inmediato. No esperes a que la situación se complique o genere problemas mayores. Empezar a mirar otras opciones te puede ayudar a evitar inconvenientes y retrasos en el futuro.
Por último, si te das cuenta de que no hay señales de mejora a pesar de tus esfuerzos por comunicarte y solucionar las cosas, es crucial que lleves un registro. Escala el problema a tus responsables.
Anota todas las comunicaciones que hayas tenido, las promesas incumplidas y los retrasos. Tener toda esta información organizada te ayudará a justificar los problemas.
También te permitirá planificar de forma estratégica, minimizar cualquier impacto negativo en tus proyectos o tareas, y asegurar que todo siga su curso de la mejor manera posible. Recuerda que, en estos casos, mantener la calma y actuar de forma objetiva son dos claves muy importantes para manejar la situación de manera eficaz.
3️⃣ Si cortar la relación no es una opción
A veces, cambiar de proveedor puede ser imposible. Si te encuentras en esta situación, aquí tienes algunas recomendaciones.
Primero, asegúrate de tener todo por escrito. Aunque no haya un contrato formal, registra cada acuerdo de manera clara. Esto crea un historial útil.
En segundo lugar, vincula los pagos a las entregas prometidas. Evita pagar por adelantado sin garantías. Esto te da control sobre el proceso.
Además, haz un seguimiento constante. No confíes solo en las promesas del proveedor. Exige información constante y echa un vistazo al progreso para detectar problemas a tiempo.
Desde una perspectiva estoica, recuerda que hay cosas que no puedes controlar. Si has hecho todo lo posible, deja que las cosas fluyan sin estresarte. Enfoca tu energía en lo que realmente puedes manejar.
4️⃣ Paso a paso, sin desgaste
La clave para lidiar con situaciones complicadas con proveedores es estar siempre atento y actuar a tiempo. Aquí hay algunos aspectos importantes que deberías tener en cuenta.
Primero, establece plazos cortos y revisa el progreso de manera regular. Evalúa el avance diariamente si es necesario para detectar desviaciones a tiempo y actuar rápido.
Segundo, la comunicación clara es clave. Mantén informado a tu equipo sobre la situación y los problemas que aparecen. Compartir la información ayuda a todos a colaborar y evita que te sientas agobiado.
Por último, ten preparadas soluciones antes de que surjan problemas. Piensa en alternativas, como cambios internos. Estar listo te dará más control y reducirá el estrés ante imprevistos. La preparación es esencial para afrontar los desafíos de forma eficiente.
🔄 Esto sirve para más cosas que solo para los proveedores
En situaciones donde tratamos con compañeros que no cumplen sus responsabilidades, trámites burocráticos que parecen eternos o personas en nuestra vida que no hacen lo que se espera de ellas, la solución siempre es la misma.
Lo más importante es controlar nuestras emociones, actuar de manera constante y estar listos con alternativas para cualquier imprevisto que pueda surgir.
Este enfoque nos ayuda a llevar las dificultades con calma, asegurando que nuestras respuestas sean correctas y nuestras acciones útiles. Así, podemos enfrentar cada situación y encontrar soluciones que nos permitan seguir avanzando.
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